В условиях стремительного роста цифровых технологий бизнесу важно не только сохранять эффективность, но и активно внедрять инструменты, повышающие продуктивность. Автоматизация бизнес-процессов позволяет сократить издержки, снизить количество ошибок и улучшить качество обслуживания клиентов. Однако перед многими организациями встаёт вопрос: какой тип решения использовать для автоматизации — BPA, RPA или BPM? Понимание различий между этими подходами и их взаимосвязи помогает выбрать наиболее подходящий инструмент.
Автоматизация может трансформировать любые внутренние процессы — от обработки заказов до управления персоналом. Однако не все решения подходят для каждого случая. Некоторые технологии больше ориентированы на выполнение рутинных задач, другие — на оптимизацию стратегических процессов. В этой статье DNEWS подробно рассмотрит, как правильно подобрать тип автоматизации, чтобы усилить позиции бизнеса и добиться реальных результатов.
Что такое BPA, RPA и BPM и как они связаны между собой
Каждый из подходов — BPA, RPA и BPM — представляет собой отдельную стратегию или инструмент, применяемый для улучшения бизнес-процессов. Вместе они образуют комплексный подход к цифровому развитию компании.
Перед тем как углубиться в детали, важно понимать, что автоматизация бизнес-процессов — это не просто установка программы. Это стратегия, включающая анализ процессов, выявление слабых мест и их системное улучшение.
BPA — автоматизация процессов высокого уровня
Business Process Automation (BPA) охватывает широкий спектр решений, направленных на автоматизацию сложных процессов, требующих согласованной работы разных отделов. Такие системы могут интегрироваться с CRM, ERP и другими корпоративными платформами. Они позволяют автоматизировать цепочки задач от начала до конца.
Примером применения может быть автоматизация обработки заказов: от момента получения заявки до отправки товара и последующего выставления счёта. Здесь BPA охватывает весь процесс, минимизируя человеческий фактор.
RPA — автоматизация рутинных задач
Robotic Process Automation (RPA) — это более узкий подход, входящий в состав BPA. Он фокусируется на автоматизации повторяющихся задач, имитируя действия сотрудников: копирование данных, ввод информации, взаимодействие с интерфейсами приложений.
RPA может быть внедрён быстрее, чем комплексная BPA-система, и часто применяется для автоматизации таких задач, как перенос данных между системами или обработка счетов.
BPM — управление бизнес-процессами в целом
Business Process Management (BPM) — это дисциплина, включающая моделирование, анализ и оптимизацию процессов. В отличие от BPA и RPA, BPM ориентирован не только на технологии, но и на взаимодействие между подразделениями.
BPM помогает организации не просто автоматизировать отдельные задачи, а выстраивать процессы с нуля, определяя их оптимальную структуру и пути улучшения. В рамках BPM могут использоваться как BPA, так и RPA.
Понимание всех трёх подходов позволяет оценить, какие преимущества принесёт автоматизация. Это знание помогает сформировать стратегию цифрового развития компании. Далее рассмотрим, какую конкретную пользу бизнес получает от автоматизации.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация влияет на все аспекты бизнеса — от внутренней эффективности до уровня клиентского сервиса. Технологии позволяют освободить сотрудников от рутинных задач, повысить прозрачность и упростить контроль. Ниже рассмотрим ключевые выгоды внедрения автоматизации.
Увеличение эффективности и стандартизация
Один из главных плюсов BPA — устранение ручного труда и упрощение работы сотрудников. Это не только экономит время, но и способствует унификации процедур. Стандартизированные процессы легче контролировать и масштабировать.
Кроме того, автоматизация снижает количество ошибок, особенно при выполнении однотипных операций. Это особенно важно в бухгалтерии, логистике и обслуживании клиентов.
Экономия затрат и рост производительности
Автоматизация способствует значительному снижению издержек. Системы работают без перерывов, не устают и не требуют длительного обучения. Повышается стабильность выполнения задач, а также прозрачность процессов благодаря централизованному доступу к данным в облаке.
Такой подход позволяет бизнесу сосредоточиться на стратегических задачах, оставив рутину системам автоматизации.
Улучшение качества сервиса и соблюдение требований
Благодаря автоматизации снижается время отклика на запросы клиентов, а документы и действия фиксируются автоматически. Это упрощает аудит и контроль, помогает отслеживать выполнение задач и повышает доверие к бренду.
Система легко формирует отчёты по ключевым метрикам, а значит — и выполнение нормативных требований становится прозрачным.
Преимущества автоматизации очевидны, но важно понимать, какие виды решений существуют на практике. Каждый из них подходит для определённого уровня зрелости компании и задач. Перейдём к их подробному разбору.
Виды автоматизации бизнес-процессов
Разные бизнес-задачи требуют различных типов автоматизации. Некоторые процессы можно упростить за счёт элементарной цифровизации, другие — требуют глубокой интеграции и интеллектуальных технологий. Ниже рассмотрим ключевые типы автоматизации и их применение.
Автоматизация отдельных задач
Наиболее простая форма автоматизации. Сюда входит отправка уведомлений, генерация документов, проставление цифровых подписей и обновление данных в системах. Она полезна для повышения скорости и точности выполнения повседневных операций.
Применяется в службах поддержки, бухгалтерии, HR и других отделах, где важно быстрое выполнение стандартных операций.
Автоматизация рабочих процессов
Этот тип автоматизации включает в себя упорядочивание целой цепочки задач. Система обеспечивает правильный порядок их выполнения и передачу между участниками. В некоторых случаях возможна полная автоматизация, в других — требуется участие человека.
Пример: заказ на сайте может автоматически запускать проверку наличия товара, формирование счёта, синхронизацию с платёжной системой и генерацию документов для доставки.
Автоматизация бизнес-процессов целиком
Этот уровень охватывает не только отдельные задачи, но и весь процесс. Такой подход требует более глубокого анализа и понимания логики работы всей организации. Результат — устранение узких мест, единообразие и повышение качества.
Пример: автоматизация управления поставщиками — от отбора, заключения договоров, контроля поставок до оценки эффективности и продления сотрудничества.
Цифровая автоматизация процессов
Digital Process Automation (DPA) включает в себя цифровую трансформацию. Здесь автоматизация становится частью общей стратегии модернизации бизнеса, затрагивая не только внутренние процессы, но и клиентский опыт.
Такой подход важен для компаний, стремящихся стать полностью цифровыми организациями с интеграцией всех каналов взаимодействия и систем.
Интеллектуальная автоматизация
Наиболее продвинутый уровень — использование искусственного интеллекта, машинного обучения и обработки естественного языка. Система может сама принимать решения, анализировать данные и подстраиваться под изменения.
Пример: чат-боты с NLP, которые обрабатывают запросы клиентов и передают сложные случаи операторам, анализируя содержание обращений.
Разобравшись в типах автоматизации, становится ясно, что важно не только выбрать подходящее решение, но и грамотно его внедрить. Без чёткой стратегии и поэтапного внедрения даже самые эффективные технологии могут не принести пользы. Далее рассмотрим, как подойти к внедрению пошагово.
Этапы внедрения автоматизации
Переход к автоматизации — это всегда изменение привычных процессов. Чтобы избежать сбоев и достичь максимального эффекта, необходимо чётко спланировать каждый этап. Вот основные шаги внедрения BPA в компании.
Оценка потребностей и готовности
Проведение анализа текущих процессов помогает понять, где автоматизация даст наибольший эффект. Важно также оценить восприятие изменений среди сотрудников и руководства. Успешное внедрение требует вовлечённости всех уровней бизнеса.
Выбор процессов для автоматизации
Оптимально начинать с процессов, которые занимают много времени, включают рутинные действия и повторяются регулярно. Это может быть поддержка пользователей, выставление счетов, миграция данных.
Определение объёма проекта
Компании на начальной стадии автоматизации должны сосредоточиться на небольших задачах. Это снижает риски, экономит ресурсы и создаёт эффект «быстрых побед».
Вовлечение заинтересованных сторон
Работа с руководителями и ключевыми пользователями помогает точно определить потребности бизнеса и согласовать цели автоматизации. Это повышает шанс на успешное внедрение.
Документирование процессов
Каждый процесс должен быть детально описан: шаги, участники, сроки. Это упрощает проектирование автоматизированных решений и их внедрение.
Установка целей и метрик
Важно заранее определить, как будет оцениваться эффективность. Цели могут включать сокращение времени обработки, снижение количества ошибок или рост удовлетворённости клиентов.
Обучение сотрудников
Новые решения требуют адаптации. Обучение персонала повышает доверие и помогает быстрее адаптироваться к изменениям.
Использование готовых решений
При наличии доступных платформ стоит рассмотреть их внедрение. Это ускоряет запуск и снижает издержки. Многие процессы уже стандартизированы и легко настраиваются под нужды компании.
Фокус на долгосрочной стратегии
Автоматизация — не разовая акция, а путь к трансформации. Инвестиции в решения сегодня принесут плоды в будущем в виде стабильности, эффективности и конкурентных преимуществ.
Выбор типа решения для автоматизации бизнес-процессов зависит от задач, масштабов компании и готовности к цифровым преобразованиям. RPA отлично подойдёт для автоматизации отдельных рутинных задач. BPA — для более комплексных процессов. А BPM станет основой для стратегического развития бизнеса через управление процессами. Все три подхода не конкурируют, а дополняют друг друга. Их грамотное сочетание позволяет создать мощную и гибкую систему, которая трансформирует бизнес и готовит его к будущим вызовам.
Ранее мы писали о том, как открыть бизнес в селе: идеи, которые работают.
